Mọi chủ doanh nghiệp hoặc lãnh đạo đều tìm kiếm cơ hội để biến Chi phí Vốn thành Chi phí Hoạt động. Và trong thế giới CNTT, bạn có nhiều sự lựa chọn hơn bao giờ hết khi phải lựa chọn giữa Capex và Opex.
Ưu và nhược điểm của Capex
Capex, đối với ngân sách CNTT của bạn, có nghĩa là một khoản tiền lớn để mua hoàn toàn một thứ gì đó – ví dụ: mua máy chủ. Thông thường, chi tiêu vốn đòi hỏi phải có một số tiền lớn trả trước để mua các hạng mục như phần mềm hoặc máy chủ. Và với công nghệ liên tục thay đổi, các mặt hàng được mua hoàn toàn thường có thể trở nên lỗi thời sau vài tháng hoặc vài năm, nghĩa là bạn sẽ phải sớm chi một lượng lớn tiền mặt để thay thế các hệ thống lỗi thời và đôi khi khác biệt.
Ngoài ra, việc mua hàng lớn hơn có nghĩa là cố gắng dự đoán nhu cầu của tổ chức bạn trong tương lai, điều này có thể khó xác định thực sự. Một ví dụ về điều này là dung lượng lưu trữ – nếu bạn mua máy chủ vật lý, bạn phải quyết định dung lượng lưu trữ bạn sẽ cần. Nhưng doanh nghiệp của bạn không cố định và nhu cầu của bạn có thể thay đổi để yêu cầu nhiều hơn (điều này không dễ mở rộng và có nghĩa là bạn phải chi nhiều tiền hơn nữa) hoặc bạn có thể đã đánh giá quá cao và cần ít hơn (có nghĩa là bạn đã chi tiêu quá mức và bây giờ có một máy chủ không còn giá trị hoặc các máy chủ mà bạn không sử dụng).
Tuy nhiên, nếu bạn muốn sở hữu hoàn toàn giải pháp mình đang mua, Capex có thể hợp lý. Ví dụ: việc sở hữu máy chủ của riêng bạn có thể có lợi thay vì phải xử lý việc gia hạn giấy phép như bạn làm trên cơ sở Opex. Hoặc, nếu bạn tự tin vào nhu cầu công nghệ của mình và biết chính xác những gì bạn cần, việc mua hoàn toàn cũng có thể là một bước đi đúng đắn. Cuối cùng, với mỗi ngân sách kinh doanh là duy nhất, đôi khi cách doanh nghiệp của bạn tiêu tiền có thể phù hợp hơn với chi tiêu Capex.
Ưu và nhược điểm của Opex
Chi phí hoạt động cho CNTT đang ngày càng trở thành một tiêu chuẩn trong thế giới ngày nay. Với rất nhiều bộ nhớ di chuyển lên đám mây, mô hình chi phí lưu trữ dữ liệu đã thay đổi. Giờ đây, bạn có thể thanh toán dung lượng lưu trữ hàng tháng theo mức sử dụng thay vì cố gắng dự đoán số tiền bạn sẽ cần và chi tiêu một lượng lớn ngân sách công nghệ cùng một lúc. Bạn cũng có thể nhanh chóng và dễ dàng mở rộng quy mô lưu trữ nếu cần – hoặc thu nhỏ quy mô.
Tuy nhiên, bộ nhớ không phải là thứ duy nhất chuyển sang đám mây hoặc tính phí dựa trên đăng ký. Hiện nay có rất nhiều phần mềm được gọi là “SaaS” - phần mềm dưới dạng dịch vụ. Microsoft có các dịch vụ dựa trên đám mây như Azure cũng dựa trên cấu trúc trả tiền khi bạn sử dụng. Họ cũng có Microsoft 365 có thể tăng giảm quy mô khi cơ sở nhân viên của bạn thay đổi.
Và tất nhiên, mặc dù không hoàn toàn giống nhau nhưng việc trả tiền cho đối tác dịch vụ CNTT được quản lý là một mô hình chi phí hơi khác so với việc trả tiền cho bộ phận CNTT nội bộ. Chi phí hoạt động có nghĩa là chi phí trả trước nhỏ hơn. Và điều đó có thể đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí về lâu dài vì bạn không phải trả tiền cho những món đồ mình không sử dụng. Nó cũng làm cho ngân sách CNTT của bạn dễ dự đoán hơn vì bạn giảm số lượng chi phí lớn, đột ngột mà bạn có thể phải chịu và có cơ cấu chi phí định kỳ có thể dự đoán được.
Mặc dù mô hình Opex có nhiều điểm tích cực nhưng cần lưu ý rằng nó không phải lúc nào cũng rẻ hơn. Ví dụ, nhiều người coi việc chuyển sang đám mây là một cách tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, điều này có thể làm tăng chi phí nhưng làm thay đổi đáng kể tiến độ thanh toán cho giải pháp, với mức chi tiêu nhỏ hơn theo thời gian. Đó là một giải pháp ít lâu dài hơn nhiều so với Capex như đã đề cập, có thể là tích cực hoặc tiêu cực. Một số cá nhân quản lý có thể coi Opex là một điều tiêu cực vì đây là một khoản chi phí hơn là một khoản đầu tư. Nhiều khi bạn không “sở hữu” những giải pháp nêu trên. Tuy nhiên, với bối cảnh công nghệ luôn thay đổi, việc linh hoạt với Opex vẫn có lợi hơn so với đầu tư với Capex.
So sánh Capex và Opex cho tổ chức của bạn
Mặc dù không có câu trả lời đúng cho cách cấu trúc ngân sách CNTT của bạn, đặc biệt là trong không gian kinh doanh vừa và nhỏ, điều quan trọng là phải nhận thức được những phát triển mới trong nhiều giải pháp công nghệ hiện có trên Opex hơn, chứ không phải là cơ sở Capex. Thảo luận với nhóm quản lý và công nghệ của bạn để so sánh các tùy chọn Capex và Opex cho các giải pháp công nghệ khác nhau của bạn và xem điều gì phù hợp với bạn.